Dein erster Arbeitstag
Schön, dass du jetzt ein Teil unseres Teams bist. Wir freuen uns, dass du hier bist!
We take people on a Ride to inspire and unnite
Wenn du dich umgeschaut hast und bereit bist gibt es die ersten aufgaben
First Steps
Alle Emailadressen lauten „NACHNAME“@diekavallerie.de oder „Vorname“@diekavallerie.de
KAVALLERIE@diekavallerie.de umfasst alle Mitarbeiter der KAVALLERIE, bedeutet wenn du eine Rundmail an alle Mitarbeiter der Agentur schicken möchtest, schickst du es an diesen Verteiler bzw. Adresse.
diekavallerie@diekavallerie ist die Mailadresse für interne Buchungen wie bspw. Besprechungsraum, Auto etc.
Wie buche ich einen Besprechungsraum oder ein Auto?
Egal ob Auto oder Raum: Erstelle einen Termin im Kalender, lade alle betreffenden Personen, sowie die Adresse diekavallerie@diekavallerie.de (diese ist unser Kalender für Räume und Autos).
In den Betreff trägst du dann ein um was es geht, wenn ein Kunde kommt, mache dies bitte kenntlich, damit Bettina leckeren Kaffee serviert 😊
Solltest du für einen Kundentermin Essen oder Süße Stückchen benötigen, gib Tina bitte in einer separat Mail Bescheid
Unter Ort trägst du den Raum ein (Besprechungsraum East oder Besprechungsraum West) oder das gewünschte Auto (Bus/Seat/BWM) ein.
ist der beste Passwortmanager, mit dem du Passwörter und Zugangsdaten sicher in einem verschlüsselten Passworttresor speichern kannst. Deine oben genannten Passwörter oder auch weitere dazu kommende kannst du dort abspeichern und immer darauf zugreifen.
Wenn du irgendwelche Fragen hast und nicht mehr genau weisst, wo du was findest oder wie etwas funktioniert,
kannst du immer im Wiki nachschauen.
Um das Wiki schnell zu finden kannst du im „Bereiche“-Feld „Wiki-DK“ suchen und mit einem Stern favorisieren
Dort findest du eine Sammlung von Informationen und Beiträgen zu verschiedensten Anleitungen der Aufgaben für die jeweiligen Abteilungen. Wiki ist Teil des Online-Programms Confluence. Ähnlich wie bei Wikipedia kannst du hier Artikel zu sämtlichen Prozessen, (Lieferanten-/Freelancer-) Kontakten und Knowledge der Kava nach Unit einsehen oder dein Wissen teilen.
Zusätzlich zu den Artikeln sind im Wiki unsere Arbeitsproben hinterlegt. Hier findest du sämtliche Informationen, Bilder, Videos sowie die Powerpoint zum jeweiligen Projekt. Zusätzlich findest du Im Wiki Anleitungen wie du Artikel richtig erstellst und Arbeitsproben korrekt filterst.
Wir sind an der Umstellung vom Projektmanagement von Mail auf Teams, deswegen kann es durchaus sein das du Aufgaben per Teams und per Mail bekommst.
Für die Kommunikation mit Kunden nutzen wir das Telefon von Teams. Wie du die Telefonzentrale bedienst oder Umleitungen einstellst, findest du u.a. im Wiki.
Aufgaben
per Teams und Mail
Zeiterfassung und Aktivitäten
Die Agentursoftware Teambox wurde für Agenturen entwickelt, um einen einfachen und integrierten digitalen Workflow zu ermöglichen. Wir erfassen damit unsere Zeiten, tragen unsere Jobs und Aktivitäten ein und die Projektmanager haben dort die Finanzen und Ressourcen im Blick.
Passwort Teambox (Unsere Agentursoftware):
Um mit der TEAMBOX arbeiten zu können, gehe bitte wie folgt vor:
Jeder Tag ist hinsichtlich Anwesenheitszeiten sowie auf Projektbasis zu erfassen, dies nennen wir intern „boxen“ und sollte im Bestfall jeden Abend geschehen - andernfalls bis spätestens Donnerstagabend je Woche.
Bitte erfasse zum „boxen“: Startzeit, Pause und Endzeit sowie deine Zeiten auf die Projekte. Zur Leistungserfassung, also das boxen von Zeiten auf Projekte, gibst du an, für welchen Kunden und welches Projekt, du gearbeitet hast. Die dafür vorgesehene Arbeitszeit heißt „Aktivität“ und wird von den Accountmanagern eingeplant.
Bitte beachte:
Kernarbeitszeiten sind von 09:30 bis 12:00 Uhr und 13:30– 16:00 Uhr. Solltest du dich einmal verspäten oder früher weg müssen so gib bitte Bescheid!
Jour Fixe
1x pro Woche Besprechung jeder Unit
Floormeeting
9:30 Uhr Kreuzberg montags
Wochenplanung AM
Freitags 14 tägig
Mittagessen
Di und Do 3€
Für jeden Mitarbeiter wird eine Wochenplanung mittels Aktivitäten in Teambox erstellt, bedeutet es werden Aktivitäten und Aufgaben für die bevorstehende Woche getimed.
Welche Aufgaben für dich anstehen, kannst du in Teambox wie folgt einsehen:
Aktivitäten -> Aktivitätenliste -> Aktivitätenstatus „offen“ -> Verantwortlich „dein Kürzel“ -> über das grüne Kästchen „Job“ kannst du die Aktivitäten des individuellen Projekts einsehen oder wenn du keinen Job auswählst, alle offenen Aufgaben auflisten.
Bitte beachte, über diese Ansicht wird dir aufgezeigt, wie viel Zeit für eine Aufgabe angesetzt/vorgesehen ist. Solltest du mehr Zeit als vorgesehen benötigen, spreche bitte mit den AM’s darüber.
Ein genaues Briefing bekommst du von dem entsprechenden AM, sollte dies nicht der Fall sein, gehe bitte selbstständig auf Ihn zu und hole dir dein Briefing ab.
Die Planung sowie ggf. Kollisionen stimmen die AMS mit den Chefs und Teamleitern im Planungsmeeting ab.
Einmal im Jahr fahren wir auf Klausur hier ist von keine bis zwei Übernachtungen alles drin. Wichtig neben der gemeinsamen Erarbeitung von Themen sind aber auch Teambuilding und Spaß!
Zeitraum
Do-Sa oder Mi-Fr
Schritt 1
Im Team absprechen
Überschneidungen mit Kolleg*innen prüfen
Schritt 2
Per Mail bei Rebecca beantragen
Überschneidungen oder besondere Gründe (Hochzeit etc.) mitteilen
Schritt 3
In Teambox eintragen
Rebecca stimmt mit den AMs ab und holt die Genehmigung der GFs
September
360-Grad Feedback
Eigene Bewertung der Fragebögen
6 Monate nach Beginn
Zwischengespräch
Feedback vom Head
360-Grad Feedback
Arbeitsleistung
Wünsche, Zielsetzung, Next Steps
Vertragsänderungen
Schritt 1
Krankmeldung bis 09:30 Uhr
An: Bettina Peters, Anna-Lena Vetter Cc: Head of Unit
Schritt 2
Dauer mitteilen
wenn bekannt/möglich
Schritt 3
Krankmeldung abgeben
ab dem dritten Tag Pflicht, gewünscht ab dem ersten Tag
Schritt 1
Tina Bescheid geben
sie erfasst halbe und ganze Tage Krankheit
Bitte melde dich frühzeitig auch nach Arztterminen sowie bei deiner Teamleitung oder Vertretung, um anstehende Themen zu übergeben.
Vorsorgearzttermine zählen nicht als Krankheit, wenn möglich lege diese bitte in deine Freizeit.
Überstunden können, mit Freizeit ausgeglichen werden. Überstunden Abbau ist wie Urlaub (siehe oben) zu beantragen. Grundsätzlich gilt die Wochenplanung als verbindlich. Sollte einmal mehr anstehen und Arbeitszeit über die geplanten Zeiten hinaus gehen ist wie folgt vorzugehen: Generell bei Mehraufwand den Projektverantwortlichen AM/PM informieren.
Die Kavallerie arbeitet mit 4 Netzwerklaufwerken:
Auf der Jobsplatte befindet sich ein Ordner für uns, nämlich, „Die Kavallerie“, hier legen wir alle Daten über interne Themen/Projekte ab. Unter Z:\d\Die Kavallerie\_DK_Mitarbeiter-Ordner liegt für jeden Mitarbeiter ein Ordner ab, die er als seine „persönliche Ablage“ nutzen kann.
Im Jobs Ordner auf der Jobplatte sind die „Kunden-Ordner“ alphabetisch sortiert angelegt. In diesen befinden sich „Job-Ordner“.
Diese werden mit der Jobnummer aus Teams und einem Projektnamen/Bezeichnung versehen
(Bsp.: 18288.1021003_Ausschreibung_Video_Fachkräfte)
Alle „Job Ordner“ sind nach derselben Struktur (der des Musterordners) aufgebaut.
Achtung
in _alt Ordner wandern nicht aktuelle Daten!
00_Briefing01_Datenlieferung02_Vorarbeiten03_Layout_Satz04_Verknüpfungen05_Proof06_Druck07_Korrespondenz08_Projektmanagement
Der Kundenstall ist unsere Cloud, auf welcher wir unseren Kunden/Dienstleistern Daten zur Verfügung stellen können, die zb. zu groß sind, um sie per Mail zu versenden.
Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang und sortiert sich somit auch selbst. Zugänge bekommst du von Andreas Venemann (IT).
Link in Mail an Kunden einfügen und versenden
MIT ÜBERNACHTUNG: Formular Reisekostenabrechnung
Wenn du übernachtet hast und vielleicht auch mit deinem eigenen Auto gefahren bist kannst du die Übernachtung abrechen, sowie KM-Geld (0,30 / KM) und Parkgeld abrechnen.
Ohne ÜBERNACHTUNG: Formular Kilometergeldabrechnung
Wenn du nicht übernachtet hast aber mit deinem eigenen Auto gefahren bist kannst du KM-Geld (0,30 / KM) und Parkgeld abrechnen.
Spesen:
Spesen kannst du je nach Abwesenheit abrechnen, Formulare gibt es bei Bettina Peters
Barauslage:
Falls du mal Geld ausgelegt hast, bspw. für ein Projekt so gibt es ebenfalls Formulare bei Bettina, bitte vermerke hier jedoch, ob es intern ist oder ob es eine Projektnummer gibt.
Die Drucker sind nach den Räumlichkeiten/Büros benannt (East und West)
In der Stapelblattausgabe liegt im Normalfall Briefpapier
Bitte beachte, dass nur im West Büro gescannt werden kann. Das gescannte Dokument liegt dann auf der Jobsplatte im Scan Ornder ab (Z:\~scans)
Let’s go
Erstelle deine erste Email Signatur
Komm in unser Stallgeflüster
Stallgeflüster ist unsere WhatsApp Gruppe mit allen Kollegen. Dort kannst du Bescheid geben, falls du mal etwas später kommst, die Bahn verpasst, ins Homeoffice wechselst, etc. Gerne auch mal ein nettes Urlaubsbild oder was zu uns passt 😊
Nun wünschen wir Dir einen guten Start. Melde dich gerne jederzeit bei Fragen
West
People & Culture Managerin
Kürzel: BEPE
West
Teamassistenz
Kürzel: BEPE
East
Web Development
Kürzel: ANVE
